Žijeme v době různých messengerů, Whatsappů, Telegramů, Snapchatů, Viberů, Skypů, Signálů atd. Mohlo by se zdát, že komunikace přes e-mail je na ústupu a brzy skončí v propadlišti dějin.
E-mail neboli elektronická pošta existuje od počátku věku počítačů, zrodil se dřív než internet a bude i v budoucnu. E-maily se staly nepostradatelným komunikačním nástrojem pro lidi z celého světa. Umožňují rychlou a snadnou výměnu informací a posílání příloh. Ani nové způsoby komunikace jim nevystavily stopku. Proč tato technologie patrně jen tak nezmizí?
I dnes má e-mail smysl a je jedním z nejpoužívanějších způsobů online komunikace. I přes vzestup popularity jiných platforem, jako jsou sociální sítě a aplikace pro zasílání zpráv, nabízí mnoho výhod, které z něj dělají cenný nástroj pro osobní i profesní komunikaci. A to přesto, že má několik omezení. Pojďme se podívat na důvody, proč e-mail stále boduje.
1. Dlouhodobý archiv
Jeden z nejhorších aspektů chatu je hledání informací. Řekněte sami: kolikrát jste se procházeli nekonečným vláknem diskuze, jen abyste našli jeden kýžený odkaz? Je to frustrující, protože v chatech obvykle nemůžete vyhledávat ani je smysluplně organizovat. Naopak v e-mailech lze vyhledávat, uspořádávat je, dávat jim štítky a archivovat je. Můžete se spolehnout na to, že daná konverzace bude vždy v doručené poště (nebo v nějaké jiné složce či označena štítkem), takže k ní máte rychlý přístup.
Takto lze archivovat i e-maily staré desítky let. Elektronická pošta zkrátka umožňuje efektivní správu komunikace v dlouhodobém horizontu. Chat je sice fajn pro rychlou konverzaci, ale pro důležité informace a dlouhodobé uchování je e-mail stále nenahraditelný.
2. Používá ho většina lidí
E-mail není jen nástroj pro udržení kontaktu s přáteli a rodinou. Je to všudypřítomný asistent, který se po celém světě používá při práci v neziskových organizacích či ve státním aparátu. Lze s ním komunikovat s kýmkoli. Podle dostupných statistik se odhaduje, že existuje víc než 7,9 miliardy e-mailových účtů. To je obrovské číslo a de facto by se dalo říct, že e-mail má skoro každý na planetě. Samozřejmě není to tak, protože někdo má i víc e-mailových účtů (například pracovní a soukromý apod.).
Díky své všudypřítomnosti se e-mail jen tak neztratí. Dokážete si vůbec představit, že by ze dne na den zmizel? Miliony lidí by se ocitly v chaosu a musely by se spolehnout na sociální sítě či jiné elektronické možnosti komunikace.
3. Neocenitelná svoboda
Jedna z dalších předností e-mailu je jeho flexibilita. Můžete napsat krátkou zprávu o pár větách, nebo se rozepsat až do rozsáhlého románu a vždy si můžete být jisti, že e-mail bude doručen. Což v případě chatovacích nástrojů neplatí – některé mají omezení na počet znaků. Ať už se jedná o rychlý pozdrav, shrnutí schůzky, nebo podrobný popis projektu, e-mail dává svobodu vyjádřit se tak, jak potřebujete.
Navíc si příjemce může e-mail přečíst jakýmkoli způsobem, jaký mu vyhovuje. Může ho otevřít v počítači, mobilu, e-mailovém klientovi nebo v internetovém prohlížeči. E-maily lze navíc uložit, vytisknout, převést do PDF, vložit do seznamu úkolů nebo s nimi udělat něco, co je pro danou situaci potřeba. Messengery tuto flexibilitu postrádají. Dlouhé konverzace se v nich obtížně čtou a špatně se v nich orientuje – při komunikaci se vlákno neustále posouvá nahoru a vy v něm musíte rolovat, pokud něco hledáte.
4. Bez tlaku na lajky
Na e-mailu je krásné, že se neřídí algoritmy, trendy, lajky, hodnoceními ani ničím z toho, co ovlivňuje sociální sítě. E-mail se zaměřuje na to nejdůležitější – na komunikaci. Absence tlaku na lajky a hodnocení přináší uklidňující pocit. Nemusíte se bát, že váš e-mail zapadne v davu a zůstane bez povšimnutí jen proto, že se mu nedostalo „dostatečného“ ohodnocení. Místo toho váš e-mail zůstane v doručené poště příjemce, dokud se ho nerozhodne otevřít a přečíst si ho.
Všechny e-maily (pokud je neoznačíte jako důležité) jsou si rovny a bez ohledu na odesílatele se řadí chronologicky. Nemusíte se obávat, že se důležité zprávy ztratí nebo je přehlédnete. Sociální sítě sice mohou být zábavné a užitečné, ale e-mail vám dává svobodu a kontrolu nad vaší komunikací, čímž se stává nenahraditelným nástrojem pro smysluplné spojení s kýmkoli.
5. Naprostá flexibilita
Na rozdíl od pomíjivých zpráv v chatech, které se snadno ztratí v proudu konverzace, e-mail zůstane snadno dostupný, dokud se ho nerozhodnete otevřít. A když už si na něj uděláte čas, máte plnou kontrolu nad tím, jak s ním naložíte. Můžete si ho jednoduše prohlédnout a nechat si ho pro později, nebo na něj odpovědět v klidu a promyšleně. Neexistuje žádný tlak na okamžitou reakci, takže se můžete soustředit na to, abyste napsali smysluplnou a relevantní odpověď. Přitom nikdo se nemusí dozvědět, kdy jste si ho otevřeli, a co jste s ním udělali. Což v případě messengerů neplatí.
Navíc e-maily nabízí funkci odložení, která umožňuje posunout e-maily na později, až se na ně budete chtít plně soustředit. To je skvělý nástroj pro organizaci doručené pošty a zajištění toho, abyste nezapomněli na důležité zprávy.
6. Profesionalita
E-mail je vnímán jako nejprofesionálnější způsob komunikace v obchodním prostředí. Umožňuje totiž psát formální a strukturované zprávy, které jsou vhodné pro obchodní korespondenci. V porovnání s neformálními zprávami v chatech a na sociálních sítích působí e-maily důvěryhodněji a reprezentativněji. Slouží i jako písemný záznam konverzace, což je v obchodním prostředí klíčové. Lze se k nim kdykoli vrátit a zkontrolovat detaily, prokázat dodržování dohod nebo řešit případné spory. V ostatních digitálních komunikačních nástrojích se zprávy snadno ztrácejí a není tak snadné je dohledat.
E-maily lze dokonce integrovat s mnoha obchodními nástroji, jako jsou kalendáře, seznamy a CRM systémy. To usnadňuje správu schůzek, úkolů a kontaktů a zefektivňuje obchodní procesy. Chaty a sociální sítě obvykle nemají takové možnosti integrace. Podniky se na e-maily spoléhají jak pro interní, tak externí komunikaci, pro sdílení dokumentů a souborů, při spolupráci na projektech a pro mnoho dalších úkolů.
7. Soubory a bezpečnost
Možnost přiložit soubory je jedna z nejpodstatnějších funkcí e-mailu. Díky tomu lze sdílet nejen malé soubory, ale v řadě případů i velké a v některých e-mailových službách i obrovské (záleží na poskytovateli služby). To je v porovnání s chaty a sociálními sítěmi, které obvykle mají omezení pro velikost souborů, velká výhoda. Navíc e-mail například v případě obrázků zachovává kvalitu a nedochází k jejich kompresi.
V dnešní digitální éře je bezpečnost dat klíčová. E-maily často obsahují citlivé informace, jako jsou firemní dokumenty, osobní údaje a finanční data. Proto je výhodné, že e-mailové platformy nabízí robustní bezpečnostní funkce, které tato data chrání. Lze tak využít šifrování, které e-maily chrání před neoprávněným přístupem, odposlechem a manipulací během přenosu i uložení. Navíc je možné pracovat i s digitálními podpisy, což pomáhá zajistit integritu a autenticitu e-mailů a brání jejich padělání nebo pozměňování. A do třetice, dvoufázové ověřování přidává další vrstvu zabezpečení k e-mailovým účtům. Kromě hesla vyžaduje od uživatelů zadat další ověřovací kód, obvykle zasílaný SMS zprávou nebo generovaný autentizační aplikací.
Závěrem
I přestože chatovací aplikace a sociální sítě v posledních letech získaly na popularitě, e-maily stále hrají klíčovou roli v komunikaci. Jeho funkce, organizace, důvěryhodnost, dostupnost a integrace s nástroji z něj dělají nepostradatelný nástroj pro efektivní a profesionální komunikaci. Díky své všudypřítomnosti se rozhodně jen tak neztratí. Dokážete si vůbec představit, že by ze dne na den zmizely?
(zdroj: Technet)